Sådan bruger du formularsøgning i SignIt

Med SignIt har du mulighed for at gøre brug af en række moduler, der alle kan bidrage til at gøre din arbejdsdag bedre. Blandt disse er vores formularsøgning, som du overordnet set kan bruge til at danne dig et overblik over dine dokumenter. Du kan også bruge modulet til at følge op på aftaler, tjekke status i forhold til underskrifter og eksportere data i både CSV- og Excel-format. De eksporterede filer kan herefter bruges med andre IT-systemer som f.eks. UVdata og Komit.

I det følgende skal vi se, hvordan du bruger modulet og får gavn af dets muligheder.

Kort og godt, trin for trin

  • Du åbner formularsøgning ved at logge på din SignIt-konto og klikke på "Moduler" fundet i øverste højre hjørne. I drop down-menuen vælger du blot "Formular søgning".

  • Her har du en række muligheder, der vil hjælpe dig med at finde de relevante aftaler og dokumenter. Indledningsvis skal du vælge den specifikke formular, som du ønsker at finde. Det gør du i drop down-menuen ved feltet "Vælg formular". Ønsker du at se samtlige aftaler og dokumenter, trykker du bare på "Søg data" i bunden.

  • For at hjælpe dig med at afgrænse søgningen har du op til flere muligheder, hvor du blandt andet kan angive en tidshorisont med både start- og slutdato. I "Filtrer data på status" kan du foretage din søgning på baggrund af, om aftalen f.eks. er aktiv eller afsluttet. Denne menu er ideel til at filtrere din søgning, hvis du f.eks. søger efter aftaler, der er udfyldte men endnu ikke underskrevet af modtageren. Du kan vælge flere filtre på samme tid, hvis du gerne vil udvide din søgning og få et mere præcist resultat, og nedenfor vil vi tage et kort kig på de enkelte statusser.

    • Aktiv: Aftalen er udfyldt men mangler underskrift fra en eller flere underskrivere.
    • Udløbet: Aftalen blev ikke underskrevet inden for deadline.
    • Afvist: Aftalen er blevet afvist af enten underskriver eller afsender.
    • Afsluttet og underskrevet: Aftalen er underskrevet.
    • Slettet: Aftalen er blevet slettet af afsender.

  • Har du en ekstern CSV-fil med data om en specifik klasse, årgang eller gruppe, kan du uploade og udtrække data fra den. Via de 3 tjekbokse nedenunder kan du filtrere din søgning yderligere og vælge, om du bl.a. ønsker at udtrække samtlige data og sortere ud fra de personer, der har givet et specifikt samtykke.

    Efter dine valg og filtre klikker du blot på "Søg data" og får listen frem med de ønskede formularer.

  • Når du har fundet de formularer, som du gerne vil følge op på, kan du åbne den enkelte aftale og se flere detaljer og muligheder, hvor du bl.a. kan ændre og udsætte deadline. Du kan også afvise eller sende aftalen igen ved at trykke på "Rediger" under modtagernavnet.

Med vores nye formularsøgning kan du hurtigt danne dig det fulde overblik og samtidig finde info om specifikke aftaler og formularer.